現在、再生可能エネルギー推進の動きは世界も日本も試行錯誤しながらも日々加速していますが、自治体をはじめとする民間企業や金融機関、大学の専門家など多くの方々がこのテーマに関わっているのではないでしょうか。
業務の中で再エネ導入の新たな提案や、コンソーシアムメンバーに向けた説明資料、市民に向けた説明会資料など多くの資料作成の場面もあるかと思います。
今回のテーマは「資料作りを考えてみよう」です。
最近ではパワーポイントなどを使って社内で資料を簡単につくることができるようになりました。
でも、それらは全てつくる「道具」に過ぎません。
「見やすく」「理解しやすく」つくるのは今のところ人間です。
私も現場で様々な会社さんが会議で使う資料や提案書などを拝見する機会が多いのですが、その多くは正直なところ「資料の内容が重い」ことが多いです。
「重い」とは、情報量が多かったり、文字がびっちり入っていて見にくかったり、難しい表現でわかりづらかったりということです。
これは、作り手側の陥りがちな部分なのですが、説明したい想いが強すぎて、資料の内容が盛りだくさんになってしまう事です。これは、「作り手発想」の落とし穴なんです。
こういった資料で、いざ会議やプレゼンテーションとなると、この資料をただ読んでいるだけ。になってしまいます。
聞き手側としても、その資料の読み合わせに付き合っている感じになってしまいますよね。
情報は、「目で受け取る情報」として資料。「耳で受け取る情報」として声。の2つで理解を深めてもらうことになりますが、上記のような資料では「耳で受け取る情報」と「目で受け取る情報」がほぼ同じ。
ということになって、ちょっともったいないですね。
できれば、資料の内容は目に入りやすい情報の作り方をするべきかと思います。
・ポイントを端的にまとめて記載する（だらだら説明を載せない）
・言葉のシーンをイメージしやすいよう写真やイラスト、図解を上手に使う。
・フォントは飾り文字は多用しない。
・ホワイトスペース（文字などの情報が載っていないスペース）を多くとって、情報が入りやすいようにする。
・文字の大きさや表現にメリハリをつける。
・専門用語はできるだけ避ける。
・色使いを工夫する。
などなど、
資料をつくる際には、もういちど受け手側の心理に立って考えてみると更に効果的な資料ができると思います。
参考になれば幸いです。