ネットが不可欠なこの時代、コミュニケーションのとりかたも大きく変わってきました。
会うことが少なくなるどころか電話ですら会話することが少なくなり、ほとんどメールで。というのが普通な業界もあります。
さらに、そのメールですらタイムリーで無い弱点があることから、メールも使わず主にLINE等のSNSツールを携帯端末で使うというところまで来ています。
確かに「活字」で連絡するのはテキストで記録が残るし、言った言わないも防げたりするメリットはあります。
ある意味「活字頼み」になっている最近のビジネスシーン。この「活字」でのコミュニケーションは軽視すると思わぬ落とし穴があります。
相手に与える印象の解釈違いは「活字の言葉」と「音声の言葉」と「音声+映像」では大きく違ってきます。
音声や映像が加わると、表情や声のトーン、強弱などでこちらの伝えたいニュアンスは伝わりやすくなりますが、「活字の言葉」は受け手側の心理状態によって解釈が左右するという事です。
つまり、発信側は特に失礼な言い方をしたわけでも無いし、横柄な言い方をしたわけでもないのに相手の解釈次第で印象を悪くするケースも少なくないということです。
例えば、あるお客様から、余分な仕事や作業のお願いのメールが届いたとします。
それに対して、「了解しました」「わかりました」などの簡単な返事を出したとします。
返事をした側は、特に不機嫌な訳でもなく、そのまま受けました的な返事を出した訳ですが、その返事を貰った側の心理状態を考えてみると、余分なお願いや仕事の依頼をしてしまって申し訳ない。。。という心理状態の中で、いきなり「わかりました」的な返事がくれば、なにか機嫌を損ねたような印象を持ってしまう場合もありますよね。
活字でのコミュニケーションは、言葉の使い方ひとつで、良い印象になったり逆に悪い印象になったりします。
もっと言うと、メールの文章を見ただけで、その人の正確や本性、考え方などを垣間見ることも出来たりします。
私は、メールでやりとりをする際に伝えたい事を整理しながらタイプし、最後に相手側の気持になって何度かそれを読み返すよう心がけています。（こうして読み返して見ると、気遣いをもってメール文章をタイプしているつもりでも意外と修正部分は出てくるものです。）
ほんの少し、活字を送る前に注意を払うだけでも気持ちの良いコミュニケーションにつながる確率は上がるのではないでしょうか。
そしてもう一つ忘れてはならないことがあります。
依頼などのメールを送信した際、メールを受け取ったかどうか何も言ってこない人をよく見かけますが。送ってくれた人の気持ちを考えることが出来る人であれば、可能であればせめて受け取りの報告や御礼のメールを返信する方が良いと思います。「返事を出さない＝相手の気持ちを察していない」と思われても仕方ないですよね。
活字コミュニケーションは会ってコミュニケーションをとるより顔が見えない分はるかにデリケートであることを認識しておく必要があるかと思います。
参考になれば幸いです。