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今回は、講演会や勉強会などで配布する資料の提供の仕方についてです。
再生可能エネルギー推進の合意形成に向けたこういった場面では、必ず当日のレジュメや資料などをテーブルに配置したり受付でわたしたりして、持ち帰れるようにされていると思いますが、その多くは〇〇市役所や〇〇委員会などと書かれた既に存在している封筒にまとめて入れて配布されていることが多いです。
講演会や説明会、勉強会などの開催の目的は、来場された方に理解を深めてもらったり、賛同していただいたりしたいという目的が多いので、なんとなく「資料＝封筒に入れて渡す」というのがあたりまえ的な感じで行われていることだと思いますが、これはある意味もったいないことだと私は感じています。
自分自身がどこかの講演会などに出席した時もその会合から帰ってくるなりその資料は封筒からも出さずゴミ箱行き、またはそのまま放置。ということが多いです。
これは、私に限らず、よく見る光景だと思います。
別に封筒自体を否定している訳ではありません。
せっかく渡したしっかり目を通してほしい資料なのに。なんの仕掛けも無い〇〇市役所などと書かれている既存の封筒にをわざわざ見えないようにかくして渡していることになっていることに問題があります。
それって、実は大きな機会損失をしているとおもいませんか？
書類や資料を入れる封筒にもしっかり気を配って「伝える」ための仕掛けをすることも大事ではないでしょうか？
プロジェクトや取り組みのイメージをしっかり好印象で伝える工夫をすることで、開催した講演会や説明会が更に効果的になるのではないでしょうか。
私がお手伝いをさせていただいている自治体や団体などでは、封筒は使わず中身が見えるクリアフィルを使用したり、講演会や説明会用の専用の封筒を作成するようお伝えしています。もちろんクリアファイルもそのためにわざわざ作成します。
クリアファイルの作り方の工夫はまた別の記事でご紹介しますね。
伝達の場面では、常に目にとまるものには「伝える」意識を怠らないことの積み重ねがとても大切です。
参考になれば幸いです。